Preventivi Flow

Preventivi Flow è la piattaforma sviluppata da WeBios progettata per digitalizzare, velocizzare e monitorare l’intero processo di creazione, invio, approvazione e gestione dei preventivi aziendali.

In molte aziende il preventivo rappresenta il primo vero contatto commerciale con il cliente, ma viene ancora gestito tramite Word, Excel, PDF creati manualmente, email e modelli copiati e incollati. Questo approccio comporta perdita di tempo, errori di prezzo, documenti non uniformi, mancanza di controllo, assenza di statistiche e follow-up spesso dimenticati.

Preventivi Flow nasce per trasformare il preventivo in uno strumento commerciale strategico, con l’obiettivo non solo di creare offerte, ma soprattutto di aumentare il numero di preventivi che si trasformano in clienti.

In uno scenario tipico, un’azienda che realizza impianti, software o servizi professionali riceve ogni settimana numerose richieste. Per ogni richiesta deve raccogliere informazioni, elaborare costi, preparare il documento, inviarlo e poi monitorare il cliente con attività di follow-up. Spesso però il preventivo viene semplicemente inviato e dimenticato, con conseguente perdita di opportunità commerciali.

Il processo inizia con la creazione della richiesta, dove ogni nuova opportunità viene registrata con cliente, contatto, settore, prodotti e servizi richiesti e note commerciali. Il preventivo viene collegato direttamente alla trattativa.

Successivamente l’operatore costruisce l’offerta utilizzando modelli preconfigurati, come preventivi per software, impianti, manutenzioni o produzione. Questo permette di ridurre drasticamente i tempi di preparazione.

All’interno del preventivo possono essere inseriti prodotti, lavorazioni, servizi e canoni, con quantità, prezzi, sconti e IVA. Il sistema calcola automaticamente tutti i totali, riducendo errori e velocizzando il lavoro.

Uno degli aspetti più importanti riguarda il controllo economico, che consente di visualizzare costo previsto, prezzo di vendita e margine, aiutando a evitare offerte poco redditizie.

Una volta completato, il sistema genera automaticamente un PDF professionale con logo aziendale, immagini, descrizioni, condizioni commerciali, allegati e firma, mantenendo sempre uno standard uniforme.

Il preventivo può essere inviato direttamente tramite email, Customer Portal, link condivisibile o area riservata, con storico sempre archiviato e consultabile.

Una funzione particolarmente utile è il monitoraggio dell’apertura del preventivo, che consente di sapere se, quando e quante volte il cliente ha visualizzato il documento, migliorando la gestione commerciale e i follow-up.

Il sistema genera automaticamente attività di follow-up, come richiami programmati ed email successive, evitando che le opportunità vengano dimenticate.

Il cliente può poi accettare, rifiutare o richiedere modifiche al preventivo, in alcuni casi anche direttamente online, accelerando il processo di vendita.

Una volta accettato, il preventivo può essere convertito automaticamente in ordine, commessa, contratto di assistenza o opportunità CRM, eliminando reinserimenti manuali.

La piattaforma gestisce anche le revisioni, mantenendo lo storico completo delle versioni e permettendo di confrontare le modifiche effettuate nel tempo.

Preventivi Flow si integra con cataloghi, listini, CRM, ERP e sistemi di gestione ordini, recuperando automaticamente i prezzi e riducendo gli errori operativi.

La direzione può monitorare in tempo reale preventivi emessi, accettati o persi, valore delle offerte, tasso di conversione e fatturato potenziale.

Ogni preventivo è collegato al CRM, permettendo di avere una visione completa del ciclo di vendita, mentre l’AI Assistant può supportare la creazione di testi, offerte e riepiloghi.

Dal punto di vista operativo, il commerciale gestisce preventivi e follow-up da un’unica piattaforma, il responsabile controlla pipeline e performance, mentre il titolare ha una visione chiara dei risultati e delle conversioni.

In sintesi, Preventivi Flow riduce i tempi di lavoro, standardizza le offerte, aumenta le conversioni e migliora il controllo del processo commerciale.

Più che un semplice strumento per creare PDF, Preventivi Flow diventa il motore del processo di vendita aziendale, aiutando a trasformare ogni richiesta in una reale opportunità commerciale.