Service Flow

Service Flow è la piattaforma WeBios progettata per gestire in modo digitale e organizzato interventi tecnici, assistenza clienti, manutenzioni e attività sul territorio.

Il sistema nasce per eliminare la gestione frammentata basata su telefonate, WhatsApp, email, Excel e rapportini cartacei, che spesso rende difficile controllare interventi, tecnici, tempi, materiali e clienti in attesa di assistenza.

Con Service Flow tutte le attività di assistenza vengono centralizzate in un unico sistema, trasformando il servizio tecnico in un processo strutturato, tracciabile e monitorabile in tempo reale.

Il processo inizia con l’apertura della richiesta di assistenza, che può arrivare da telefono, email, sito web, app mobile, Customer Portal o AI Assistant. Ogni richiesta viene registrata come ticket con codice univoco e informazioni su cliente, impianto, problema, priorità e documentazione.

Le richieste vengono poi classificate in base all’urgenza, da bassa priorità fino a emergenze come il fermo impianto, permettendo una gestione corretta delle attività operative.

Il responsabile pianifica gli interventi assegnando tecnico, squadra, data, fascia oraria, mezzi e materiali necessari, con aggiornamento automatico del calendario operativo.

Il tecnico riceve immediatamente la notifica e accede da smartphone a tutte le informazioni necessarie, come dati cliente, indirizzo, descrizione del problema, documentazione tecnica e storico interventi.

Durante l’intervento vengono registrati in tempo reale orari di lavoro, attività svolte, componenti sostituiti, fotografie e note tecniche, garantendo una tracciabilità completa dell’intervento.

I materiali utilizzati possono essere registrati direttamente nel sistema, consentendo il controllo dei costi e del magazzino in tempo reale.

A fine intervento il cliente può firmare digitalmente da smartphone o tablet e la firma viene automaticamente associata al rapportino, eliminando completamente la documentazione cartacea.

Il sistema genera automaticamente rapportino tecnico, PDF dell’intervento, riepilogo attività e storico completo, archiviando tutta la documentazione in modo ordinato e consultabile.

La direzione può monitorare in tempo reale interventi aperti e chiusi, tempi medi, produttività dei tecnici, costi di assistenza e clienti più attivi, ottenendo una visione completa dell’operatività.

Service Flow gestisce anche le manutenzioni programmate, generando automaticamente interventi ricorrenti e notificando azienda e cliente per evitare dimenticanze o ritardi.

La piattaforma supporta inoltre contratti di assistenza, SLA e canoni manutentivi, garantendo il controllo completo dei servizi erogati ai clienti.

Integrato con AI Assistant, il sistema può fornire supporto ai tecnici durante gli interventi, rispondendo a domande su procedure, manuali e componenti in tempo reale.

Attraverso il Customer Portal, anche il cliente può aprire ticket, monitorare interventi, consultare rapportini e scaricare documenti senza contattare direttamente l’azienda.

Ogni ruolo aziendale ha una visione dedicata: il tecnico gestisce interventi e documentazione da mobile, il responsabile coordina attività e risorse, mentre il titolare monitora performance, tempi e produttività complessiva del servizio.

Service Flow consente di ridurre tempi di gestione, eliminare la carta, migliorare il servizio clienti, aumentare l’efficienza dei tecnici e trasformare l’assistenza in un processo digitale strutturato e scalabile.